郵件在收件匣裡能撐多久
收件匣塞滿的人不會從頭讀到尾。看標題決定開不開，看前兩行決定現在讀還是以後再說，趕時間就直接跳到最後一行找該做什麼。把請求藏在正文中間，這封郵件在這三道判斷裡的某一道就已經被丟掉了。
所以順序比文筆更先。想要什麼放在標題，為什麼需要放在第一行，什麼時候之前放在正文靠前的位置，對方才能不讀完全文就動起來。
標題裡放動詞和期限
標題如果是關於會議或請教一下，對方非得打開正文才知道你要什麼。放了動詞和期限的標題，本身就能變成一條待辦。
一封郵件只留一個請求
一封郵件塞兩個請求，對方只會挑簡單的那個回，剩下的就擱著。擱下來的那個甚至不會進對方自己的待辦，結果還得再問一次。
如果真的要一次問好幾件事，也別拆成好幾封郵件。在正文裡編號，每一項各自標上期限，把最急的那項放最上面。替對方先排好優先順序，比留給對方只答一件就了事的空間，更能換來快回覆。
把郵件真正花掉的時間算進去
郵件花掉的時間不算小帳。據麥肯錫全球研究院 2012 年發布的報告《社交經濟》，知識型員工把工作時間的 28% 花在處理郵件上。此後沒有可比研究更新過這個數字，它至今仍是業內最常被引用的基準。
那 28% 裡有不小一部分不是寫郵件的時間，而是重新翻找到底想要什麼的時間。把用意放進標題和第一行這一個習慣，省下的是對方讀懂郵件的時間，而不是自己寫郵件的時間。
背景只留判斷需要的部分，其餘挪去連結
背景說明變長，多半不是為了讓對方理解，而是在替自己解釋為什麼要提這個請求。解釋不是對方判斷需要的東西。只留下真正會被拿來做決定的事實。
表格、往來記錄的引用、詳細數字這類注定會拉長篇幅的材料，不要貼進正文，挪去連結或附件。正文用來做決定，附件用來核對。兩者混在一起，正文就變成核對材料，沒人會讀到最後。
結尾那句話要按情況來寫
以謝謝收尾很禮貌，但沒有任何資訊量。結尾那句話得說清楚要不要回覆、要回覆的話什麼時候之前，對方才能準確判斷這封郵件是現在處理還是往後放。
| 情況 | 結尾句 | 原因 |
|---|---|---|
| 必須回覆時 | 這週五之前回我就行 | 不寫的話，對方分不清是同意了還是打算晚點看 |
| 不需要回覆時 | 看一下就好，無需回覆 | 不寫的話，對方會回一句客套話，白白佔用雙方的時間 |
| 想推遲決定時 | 麻煩下週二之前看一下 | 沒有期限的請求會被往後排 |
常見問題
可以用驚嘆號或表情符號嗎?
看和對方的關係，也看組織的風氣。第一次往來或者帶著請求的郵件，驚嘆號最多用一個，表情符號最好不用。驚嘆號一連好幾個，讀出來的是情緒而不是緊急，提請求的一方一露情緒，對方就先顧著回應情緒，反而漏掉了正事。等來回幾次摸清對方的語氣之後再跟著調整，也不算晚。
副本(CC)到底該加誰?
只加參與決定或對結果負責的人。因為覺得讓對方知道一下也好就習慣性加進去，收件人反而得先判斷自己是不是該回這封郵件。真的只是想讓對方知情，在正文末尾寫一句僅供參考，特此告知比副本更清楚。副本的人越多，大家互相推給對方回覆的空間也就越大。
用聊天工具馬上就能問，有必要非發郵件不可嗎?
結果以後可能還要回頭核對的請求，就用郵件。審批、改期、需要讓好幾個人看到同一份內容的通知都算這類。聊天記錄滑幾下就埋沒了，郵件卻能搜出來，誰在什麼時候同意了什麼，都留得住。如果這問題現在問完、聽到答案就結束，聊天工具更合適。判斷標準不是形式，而是這個請求以後要不要拿出來當依據。