會議記錄被丟棄的原因
多數會議記錄只是按時間順序謄寫對話。這樣的記錄對與會者來說是廢話，對缺席者來說又難以下嚥，最終沒人再打開。
會議記錄的讀者只有兩個: 沒參會的同事，和一個月後的自己。他們關心的都不是說了什麼，而是定了什麼。
決定·理由·待辦, 三欄就夠了
- 決定: 每條一行。只討論未定的事項，就把擱置這一事實記下來。
- 理由: 為什麼這樣定，一兩行。這一欄能避免同樣的爭論再來一遍。
- 待辦: 只留有負責人和期限的條目。缺了任何一個，那不是待辦，是願望。
10:05 聊到發布節奏有人覺得每週一次太頻繁也聊到了測試自動化下次再繼續討論
決定: 發布改為雙週週二理由: 近兩個月 5 次緊急修復中 4 次緊跟週五發布待辦: 發布檢查清單初稿(小李, 6 月 20 日前)擱置: 測試自動化待下季度預算確定後再議
一家禁用簡報的公司靠文件得到了什麼
把會議文件推到極致的例子是亞馬遜。傑夫·貝佐斯在 2004 年禁止高階主管會議使用簡報，並在 2017 年的致股東信中說明了替代方案: 用六頁敘述式備忘錄取代投影片，會議開始時所有人先安靜地把文件讀完。
重點不在六頁的篇幅，而在方向。口頭表達可以含糊其辭還顯得有道理，寫成文字的句子卻藏不住漏洞。會議記錄也是同樣的原理: 把決定寫成句子的那一刻，就能看出哪些事其實還沒定，寫到卡住的地方正是下次會議的議題。
開會時只記關鍵詞, 十分鐘內整理
開會時想寫完整句子就會漏掉對話。只記關鍵詞和數字，散會後趁記憶還熱，十分鐘內把它們放進三欄結構。只要拖過一天，就得先復原每個關鍵詞的來龍去脈，同樣的整理會膨脹好幾倍。
不同類型的會, 該留的東西不一樣
三欄結構是基本型，會議性質不同，用力的欄位也不同。
| 會議類型 | 記錄重點 | 常見錯誤 |
|---|---|---|
| 決策會 | 決定、理由, 連同反對意見 | 只記結論, 漏掉為什麼 |
| 例行進度會 | 上次待辦的進展和新的待辦 | 每週把同樣的議題重新抄一遍 |
| 腦力激盪 | 提出的所有方案和下一步驗證方式 | 以沒有結論為由什麼都不留 |
| 一對一溝通 | 達成的共識和彼此的請求 | 聊成閒談, 乾脆不做記錄 |
別每次都重畫骨架
每次都在空白文件裡重建決定、理由、待辦欄也是成本。把骨架存成範本，每次開會只管填，記錄的品質會先於寫作時間發生變化。
常見問題
已經有錄音和 AI 摘要了, 還需要自己寫會議記錄嗎?
錄音留下的是說了什麼，會議記錄留下的是定了什麼。摘要工具也能提出決定和待辦的候選，但哪一句是真正的決定、哪一句只是隨口一說，它不會替你負責。用工具的摘要當草稿沒問題，但確定決定、理由、待辦三欄，得由在場的人來做。
會議記錄該由誰來寫?
最好由主持人以外的人來寫。又主持又記錄，兩件事都會打折扣。團隊裡建議輪流擔任: 做過記錄的人越多，大家在會上的表達也會越有條理，算是意外收穫。
要寫到多詳細?
標準是: 沒參會的人不用追問就能行動。討論過程可以壓縮到一兩行，但決定本身、理由、負責人和期限不能省。篇幅上通常不超過一屏。