邮件在收件箱里能撑多久
收件箱塞满的人不会从头读到尾。看标题决定开不开，看前两行决定现在读还是以后再说，赶时间就直接跳到最后一行找该做什么。把请求藏在正文中间，这封邮件在这三道判断里的某一道就已经被扔掉了。
所以顺序比文笔更先。想要什么放在标题，为什么需要放在第一行，什么时候之前放在正文靠前的位置，对方才能不读完全文就动起来。
标题里放动词和期限
标题如果是关于会议或请教一下，对方非得打开正文才知道你要什么。放了动词和期限的标题，本身就能变成一条待办。
一封邮件只留一个请求
一封邮件塞两个请求，对方只会挑简单的那个回，剩下的就搁着。搁下来的那个甚至不会进对方自己的待办，结果还得再问一次。
如果真的要一次问好几件事，也别拆成好几封邮件。在正文里编号，每一项各自标上期限，把最急的那项放最上面。替对方先排好优先级，比留给对方只答一件就了事的空间，更能换来快回复。
把邮件真正花掉的时间算进去
邮件花掉的时间不算小账。据麦肯锡全球研究院 2012 年发布的报告《社交经济》，知识型员工把工作时间的 28% 花在处理邮件上。此后没有可比研究更新过这个数字，它至今仍是业内最常被引用的基准。
那 28% 里有不小一部分不是写邮件的时间，而是重新翻找到底想要什么的时间。把用意放进标题和第一行这一个习惯，省下的是对方读懂邮件的时间，而不是自己写邮件的时间。
背景只留判断需要的部分，其余挪去链接
背景说明变长，多半不是为了让对方理解，而是在替自己解释为什么要提这个请求。解释不是对方判断需要的东西。只留下真正会被拿来做决定的事实。
表格、往来记录的引用、详细数字这类注定会拉长篇幅的材料，不要贴进正文，挪去链接或附件。正文用来做决定，附件用来核对。两者混在一起，正文就变成核对材料，没人会读到最后。
结尾那句话要按情况来写
以谢谢收尾很礼貌，但没有任何信息量。结尾那句话得说清楚要不要回复、要回复的话什么时候之前，对方才能准确判断这封邮件是现在处理还是往后放。
| 情况 | 结尾句 | 原因 |
|---|---|---|
| 必须回复时 | 这周五之前回我就行 | 不写的话，对方分不清是同意了还是打算晚点看 |
| 不需要回复时 | 看一下就好，无需回复 | 不写的话，对方会回一句客套话，白白占用双方的时间 |
| 想推迟决定时 | 麻烦下周二之前看一下 | 没有期限的请求会被往后排 |
常见问题
可以用感叹号或表情符号吗?
看和对方的关系，也看组织的风气。第一次往来或者带着请求的邮件，感叹号最多用一个，表情符号最好不用。感叹号一连好几个，读出来的是情绪而不是紧急，提请求的一方一露情绪，对方就先顾着回应情绪，反而漏掉了正事。等来回几次摸清对方的语气之后再跟着调整，也不算晚。
抄送(CC)到底该加谁?
只加参与决定或对结果负责的人。因为觉得让对方知道一下也好就习惯性加进去，收件人反而得先判断自己是不是该回这封邮件。真的只是想让对方知情，在正文末尾写一句仅供参考，特此告知比抄送更清楚。抄送的人越多，大家互相推给对方回复的空间也就越大。
用聊天工具马上就能问，有必要非发邮件不可吗?
结果以后可能还要回头核对的请求，就用邮件。审批、改期、需要让好几个人看到同一份内容的通知都算这类。聊天记录滚几下就埋没了，邮件却能搜出来，谁在什么时候同意了什么，都留得住。如果这问题现在问完、听到答案就结束，聊天工具更合适。判断标准不是形式，而是这个请求以后要不要拿出来当依据。